Tahapan Kesepakatan HubSpot: 7 Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Tahapan Kesepakatan HubSpot: 7 Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Apakah Anda tahu cara mengatur tahapan kesepakatan HubSpot dengan benar? Apakah Anda baru dalam menangani tahapan atau Anda telah menggunakannya untuk sementara waktu, Anda mungkin membuat beberapa kesalahan mahal, menyebabkan bisnis Anda kehabisan uang dan menyebabkan keputusan bisnis yang mahal dan salah informasi.

Singkat cerita, pengaturan tahap kesepakatan yang tidak direncanakan dengan baik, tidak terorganisir, atau tidak strategis adalah tanggung jawab besar bagi tim penjualan.

Ini adalah kesalahan #1 yang kami lihat di portal HubSpot klien kami, dan ini dapat menimbulkan berbagai masalah, seperti data yang berantakan, tenaga penjualan yang membuang-buang waktu, laporan dan perkiraan yang buruk, dan banyak lagi.

Untungnya, seperti biasa seperti kesalahan ini, mereka dapat dihindari — dan dapat dibalik.

Pastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari Tahapan Kesepakatan HubSpot dengan membaca tips ini, sehingga Anda dapat menjalankan tim penjualan Anda seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Untuk menyelam lebih dalam, lihat video terkait yang disertakan di seluruh.

Memulai Penawaran HubSpot

Jangan memulai tahap kesepakatan terlalu dini dalam proses penjualan.

Tahap kesepakatan pertama Anda harus mewakili tindakan yang dengan jelas menunjukkan bahwa prospek tertarik untuk melakukan pembelian, dan terbuka untuk berpartisipasi dalam proses penjualan Anda.

Jangan gunakan tahapan kesepakatan untuk mengidentifikasi prospek siapa Anda ingin untuk mengambil tindakan itu — hanya mereka yang sudah punya. Jika tidak, saluran transaksi Anda kemungkinan akan berantakan dan tenaga penjualan akan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan untuk membuat dan mengelola transaksi.

Tahap kesepakatan pertama yang ideal kemungkinan akan mewakili percakapan penjualan yang jelas, seperti konsultasi atau demo, atau permintaan khusus, seperti RFP. Tahap siklus hidup dan status prospek adalah alat yang berguna untuk melacak prospek sebelum mencapai tahap pertama itu.

Memahami Bidang Status Prospek di HubSpot

Jangan sertakan terlalu banyak tahapan transaksi dalam saluran Anda

Setiap tahap harus mewakili langkah yang jelas menuju penutupan penjualan. Sebagian besar kesepakatan harus maju melalui setiap tahap, jarang melewatkan satu pun.

Kemungkinan akan ada banyak aktivitas penjualan yang tidak terwakili dengan tahap transaksi, dan informasi seperti alasan gagal bayar atau transaksi yang ditangguhkan tidak boleh dikelola dengan tahapan transaksi terpisah.

Praktik terbaik ini membantu mengoptimalkan waktu tim penjualan Anda, serta meningkatkan perkiraan dan kebersihan data. Jika ragu, mulailah dengan beberapa tahap saja dan tambahkan lagi nanti jika perlu.

Setiap tahap harus faktual, jelas, dan dapat diperiksa

Setiap tenaga penjualan, termasuk calon karyawan baru, harus dapat melihat nama tahap kesepakatan Anda dan memahami dengan jelas apa artinya. Setiap tahap harus mewakili kejadian objektif – mereka tidak boleh bergantung pada subjektivitas atau opini.

Misalnya, “Proposal yang Diminta” mengikuti praktik terbaik ini, sedangkan “Tertarik” tidak.

Anda juga harus dapat melihat aktivitas atau properti pada rekaman transaksi yang menunjukkan mengapa transaksi berada dalam tahap. Dalam contoh di atas, email atau catatan panggilan yang disimpan di HubSpot harus menyertakan permintaan proposal.

Praktik ini memastikan bahwa setiap orang di perusahaan Anda memperbarui transaksi secara konsisten, sehingga menghasilkan pelaporan, perkiraan, dan perencanaan yang lebih baik.

Buat kebijakan yang jelas untuk berapa lama kesepakatan harus tetap terbuka

Kebijakan ini akan sangat bervariasi antar organisasi, tetapi kebijakan tersebut harus mencakup aturan berapa lama transaksi dapat tetap dibuka, berapa lama dapat tetap berada di tahap yang sama, dan/atau berapa lama dapat tetap terbuka tanpa aktivitas dari calon pembeli sebelum pindah untuk menutup-hilang.

Transaksi harus mewakili satu contoh proses penjualan. Memindahkan kesepakatan menjadi tutup-rugi tidak berarti bahwa tenaga penjualan tidak dapat membuka kesepakatan baru dengan prospek tersebut di masa mendatang atau melanjutkan aktivitas tindak lanjut. Ini berarti bahwa contoh khusus dari proses penjualan ini telah terhenti dan prospeknya tidak mungkin dibeli dalam waktu dekat.

Praktik ini akan menjaga saluran transaksi Anda tetap bersih, membantu staf penjualan tetap fokus pada aktivitas yang menghasilkan pendapatan, dan akan meningkatkan pelaporan dan perkiraan.

Tambahkan properti drop-down untuk alasan yang hilang

“Closed-lost reason” adalah bidang teks terbuka secara default di HubSpot. Hal ini membuat sangat sulit untuk mendapatkan pelaporan yang akurat tentang alasan paling umum untuk kehilangan kesepakatan. Misalnya, jika salah satu perwakilan penjualan mengetik “kekurangan anggaran” dan tipe lain dalam “tidak ada anggaran” karena alasan tertutup-hilang, ini akan muncul sebagai dua alasan berbeda dalam laporan, menciptakan kebingungan dan data yang berantakan.

Alih-alih, ubah properti ini menjadi pilihan drop-down, dengan opsi yang telah ditentukan sebelumnya dari alasan paling umum Anda yang hilang untuk dipilih tim. Ini akan menghemat waktu tenaga penjualan, memperjelas pengambilan keputusan, dan akan memberi Anda pelaporan yang lebih akurat.

Beberapa alasan close-lost yang populer adalah anggaran, persaingan, tidak responsif, status quo (menjaga semuanya tetap sama), dan persetujuan pengambil keputusan, sebagai permulaan. Sebaiknya sertakan opsi “lainnya” dan teks terbuka “detail alasan hilang yang tertutup” sebagai bidang teks terbuka untuk tim penjualan Anda guna menambahkan lebih banyak detail atau memperjelas pilihan “lainnya” jika perlu. Jika Anda mulai melihat sejumlah besar transaksi close-lost dengan “lainnya” yang dipilih, ini adalah sinyal yang baik untuk menambahkan lebih banyak opsi ke alasan closed-lost Anda.

Otomatiskan pergerakan tahap kesepakatan jika memungkinkan

Tenaga penjualan perlu memfokuskan waktu mereka pada aktivitas yang menghasilkan pendapatan, seperti menutup transaksi dan mengisi saluran mereka dengan peluang baru. Setiap saat yang terbuang untuk pekerjaan administratif (seperti mencentang kotak atau memindahkan transaksi) adalah waktu yang dapat dihabiskan untuk berbicara dengan prospek.

Otomatisasi HubSpot memudahkan untuk mengotomatisasi pergerakan tahap transaksi melalui alat alur kerja selama Anda memiliki Sales Hub Professional atau Enterprise. Kasus penggunaan yang paling populer untuk ini adalah ketika perwakilan penjualan membuat proposal dan mengirimkannya melalui email ke klien potensial. Ini dapat memindahkan kesepakatan ke tahap “proposal terkirim” Anda. Setelah proposal itu ditandatangani atau dibayar, tergantung pada tindakan yang Anda minta untuk mereka ambil, kesepakatan dapat secara otomatis dipindahkan ke “menang tertutup”.

Alat kutipan/proposal populer yang bekerja dengan baik dengan otomatisasi ini adalah Kutipan HubSpot, PandaDoc, dan Docusign (hanya untuk beberapa nama).

Mengotomatiskan pergerakan tahap kesepakatan tidak hanya mengurangi beban kerja Anda secara keseluruhan, tetapi juga meningkatkan konsistensi Anda. Ini memastikan Anda memiliki satu hal yang kurang untuk diingat dalam proses penjualan Anda, dan Anda menghilangkan risiko bahwa kontak tidak diabaikan.

Jika Anda tidak dapat sepenuhnya mengotomatiskan pemindahan transaksi dari satu tahap ke tahap berikutnya, pertimbangkan untuk menemukan cara memicu tugas bagi staf penjualan untuk mengambil tindakan yang dapat mencakup evaluasi apakah transaksi harus dilanjutkan atau ditutup. Ini bisa sejalan dengan kebijakan Anda untuk berapa lama kesepakatan harus tetap terbuka yang telah kita bahas di atas.

Membuat Alur Kerja Berbasis Kesepakatan di HubSpot

Manfaatkan bidang yang diperlukan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dari tenaga penjualan

Pernahkah Anda meninjau sebuah kesepakatan, hanya untuk menemukan bahwa seorang tenaga penjualan telah gagal memasukkan informasi penting yang Anda butuhkan, seperti alasan untuk menutup-rugi atau mengidentifikasi apakah sebuah kesepakatan mewakili bisnis baru atau penjualan atas/silang? Anda dapat mengatasinya dengan menggunakan bidang wajib.

HubSpot memungkinkan Anda membuat perwakilan penjualan mengisi properti yang diperlukan untuk memindahkan kesepakatan ke tahap baru. Dengan bidang yang wajib diisi, transaksi tidak dapat disimpan kecuali bidang yang ditentukan telah diisi, jadi Anda tidak akan pernah melewatkan informasi penting.

Contoh paling populer dari hal ini adalah ketika memindahkan kesepakatan ke close-lost dan mewajibkan mereka untuk memilih alasan dari dropdown “closed-lost reason” yang disebutkan di atas.

Contoh lain adalah jika mereka memiliki tahap kesepakatan yang disebut “demo selesai” atau “konsultasi selesai.” Selama panggilan itu, Anda mengharapkan perwakilan penjualan Anda mengungkap beberapa informasi penting seperti anggaran, kerangka waktu, dan siapa pembuat keputusan. Agar mereka dapat melanjutkan kesepakatan, itu bisa berupa properti wajib yang harus mereka isi.

Pengaturan ini adalah cara yang bagus untuk meminta pertanggungjawaban tim penjualan Anda, dan untuk mendapatkan wawasan cepat sebagai manajer/pemilik untuk melihat apakah mereka mengajukan pertanyaan yang tepat. (Playbook HubSpot juga berguna untuk digunakan tim penjualan selama panggilan ini).

Saat mengatur ini, lanjutkan dengan hati-hati. Terlalu banyak bidang wajib diisi atau memerlukan bidang informasi yang mungkin tidak dimiliki oleh tenaga penjual pada tahap itu adalah resep untuk mendapatkan data yang buruk. Anda mungkin menemukan bahwa tenaga penjualan menambahkan tanggapan palsu atau jawaban pengganti hanya untuk membuat semuanya tetap berjalan. Untuk alasan ini, pastikan untuk hanya meminta bidang yang benar-benar diperlukan untuk proses penjualan dan kebutuhan pelaporan Anda.

Kiat bonus untuk pengguna Service Hub Pro atau Perusahaan: tambahkan tiket otomatis untuk menangani penawaran tertutup Anda

Selamat, Anda menutup kesepakatan! Perjalanan pelanggan Anda tidak berakhir di sini – ini sebenarnya baru saja dimulai. Ketika kesepakatan ditutup-menang, Anda dapat membangun alur kerja untuk secara otomatis membuat tiket masuk untuk tim layanan pelanggan Anda.

Anda dapat secara otomatis menetapkan perwakilan orientasi Anda berdasarkan kriteria yang berbeda, seperti ukuran perusahaan, wilayah, atau perwakilan penjualan — atau merotasi mereka untuk memastikan mereka didistribusikan secara merata di antara tim Anda untuk mengelola beban kerja semua orang.

Saat tiket dibuat, Anda dapat menambahkan serangkaian tugas untuk mereka lakukan dengan tanggal jatuh tempo yang diharapkan, seperti menjadwalkan panggilan awal dalam seminggu, atau menyelesaikan orientasi dalam 30 hari.

Mengikuti praktik ini akan menghemat banyak waktu karena Anda tidak lagi harus menemukan setiap kontak baru yang dimenangkan untuk diserahkan ke orientasi. Mungkin yang lebih penting, membuat proses ini otomatis membuat Anda tetap teratur, memastikan pelanggan baru tidak jatuh melalui celah.

Jika tim Anda membutuhkan bantuan untuk menyiapkan HubSpot untuk mendukung perjalanan pembeli unik Anda, tanyakan kepada kami tentang Lokakarya Perjalanan Pembeli HubSpot. Dalam lokakarya ini, kami bekerja dengan Anda untuk menyelaraskan tahapan kesepakatan, tahapan siklus hidup, dan undang-undang utama dengan proses unik Anda sehingga Anda selalu dapat mengetahui dengan tepat di mana posisi setiap pelanggan saat ini dan calon pelanggan, dan apa yang perlu dilakukan tim Anda selanjutnya.

Untuk mempelajari lebih lanjut atau mendapatkan bantuan, klik di sini untuk memesan konsultasi gratis dengan tim kami.