Cara Mengatur Proyek dalam 13 Langkah Sederhana | Menyebutkan

Cara Mengatur Proyek dalam 13 Langkah Sederhana |  Menyebutkan

Pernahkah Anda berpikir bahwa hidup akan lebih mudah jika hari itu lebih dari 24 jam?

Itu karena Anda menyulap lusinan tugas setiap hari (ditambah Anda secara teratur diminta untuk melakukan beberapa tugas lagi).

Terkadang, Anda kehabisan waktu terlalu cepat dan harus menyelesaikan tugas di larut malam. Tapi tunggu – tidak bisakah ini semua menyebabkan kelelahan yang parah? Itu pasti.

Tapi ada satu hal: Anda tidak perlu bekerja lembur untuk menyelesaikan semua proyek tepat waktu. Cukup ikuti tip yang telah kami siapkan ini dan selesaikan daftar tugas Anda dengan sangat cepat.

Siap? Ayo lakukan.

Daftar isi:

Buat peta pikiran

Peta pikiran membantu mengatur pemikiran Anda dengan lebih baik dan mendapatkan pandangan helikopter tentang proyek Anda. Ini adalah alat visualisasi hebat yang membantu memecah proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil. Jadi apa yang Anda lakukan dengan itu?

Pertama-tama — buat draf bidang utama proyek Anda. Bayangkan Anda sedang mengadakan konferensi. Di mindmap Anda, Anda akan meletakkan mitra pemasaran, pembicara, logistik, penjualan, katering, dll.

Setelah Anda menentukan area utama, Anda sekarang dapat memikirkan tugas untuk masing-masing area tersebut. Ambil contoh di bawah ini sebagai inspirasi.

Tapi jangan salah paham — peta pikiran bukanlah cara untuk menyelesaikan proyek secara efektif. Menggunakannya bisa menjadi titik awal yang baik untuk memahami ruang lingkup proyek dengan lebih baik.

Langkah Anda selanjutnya adalah mengatur konten peta pikiran ke dalam tugas dan memindahkannya ke tugas Anda platform manajemen proyek.

Tetapkan tenggat waktu

Apakah Anda percaya bahwa banyak orang (termasuk pemasar) masih menggunakan pulpen dan kertas untuk menuliskan hal-hal yang harus dilakukan? Tidak ada yang salah dengan metode ini jika berhasil. Tapi inilah masalahnya: notebook Anda tidak akan mengingatkan Anda tentang tenggat waktu tugas.

Apa yang akan terjadi jika Anda melewati satu? Kami tidak ingin diberitahu tentang konsekuensinya. Jadi di sini adalah solusi terbaik.

Jika Anda menggunakan buku catatan untuk mencatat tugas, pastikan Anda mentransfer catatan Anda ke alat manajemen proyek tempat Anda dapat menetapkan batas waktu tugas.

Setelah selesai, pastikan Anda juga menyesuaikan notifikasi tenggat waktu. Pilih frekuensi yang tepat untuk pengingat Anda.

Dengan cara ini, Anda akan tahu bahwa tenggat waktu Anda sudah dekat dan mulai mengerjakan tugas Anda yang tertunda. Menyiapkan tenggat waktu dan menerima pemberitahuan tepat waktu adalah cara yang bagus untuk menghindari melakukan sesuatu di saat-saat terakhir (baca — “di malam hari”).

Menyiapkan Batas Waktu Asana

Beralih ke klien email

Anda pasti menghabiskan banyak waktu mengelola email Anda. Email dapat dengan cepat berubah menjadi gangguan terbesar.

Itu karena Anda harus memeriksa aplikasi lain untuk mendapatkan informasi — Slack, Google Chat, Asana, dan kembali ke kotak masuk Anda.

Selain perlu mengganti tab, Anda dapat mengelola lebih dari satu kotak masuk — email kantor Anda. Mengelola @pemasaran, @dukungan, atau kotak masuk lainnya dapat menjadi tanggung jawab Anda juga.

Tidak heran — banyak email tidak diperhatikan atau Anda tidak dapat memberikan tanggapan tepat waktu kepada klien dan mitra Anda.

Inilah yang dapat Anda lakukan. Migrasikan semua kotak masuk Anda ke klien email (jangan campur dengan penyedia email). Klien email adalah alat produktivitas email Anda — beberapa di antaranya memungkinkan Anda menghubungkan semua kotak masuk (Outlook, Gmail, Hotmail, dan lainnya) dan mengelola semua email dari satu kotak masuk.

Klien Email untuk Produktivitas Email

Anda juga dapat mengakses beberapa fitur produktivitas yang bagus seperti tunda email, pengingat email, integrasi dengan kalender, dan banyak lagi.

Klien email terbaik memungkinkan Anda mengakses aplikasi produktivitas (Slack, Asana, Zoom) langsung dari kotak masuk Anda. Dengan cara ini Anda tidak mengganti tab, tetap fokus pada tugas-tugas utama, dan akhirnya tidak ada yang melewati celah.

Prioritaskan tugas

Dengan proyek intensif, Anda jarang dapat menyelesaikan semua tugas — sering kali terlalu banyak tugas Anda. Tapi saya setuju dengan itu – ada tugas yang kurang penting. Dengan tugas yang lebih penting, lupa menyelesaikannya bisa mengakibatkan bencana. Itu sebabnya Anda harus melakukannya terlebih dahulu sebelum pindah ke tugas yang kurang penting.

Itulah keseluruhan gagasan tentang prioritas tugas. Jadi bagaimana memoles prioritas tugas Anda. Mari kita lihat beberapa teknik yang dapat membantu Anda.

Makan katak

Metode ini menyarankan untuk menyelesaikan tugas yang paling kompleks dan penting di pagi hari sebelum beralih ke tugas lainnya. Mencentang kotak untuk tugas utama akan mengurangi stres Anda saat menjalani hari.

matriks Eisenhover

Matriks Eisenhover terdiri dari empat kuadran dengan konten berikut — Penting, Mendesak, Penting, dan Mendesak, Tidak Keduanya. Saat menggunakan metode prioritas tugas ini, tempatkan semua tugas Anda dalam empat kuadran dan putuskan tugas mana yang lebih penting dan mendesak.

Tugas yang berakhir di grup Penting adalah tugas yang harus Anda rencanakan. Tugas yang Anda sebut Penting dan Mendesak harus segera ditangani. Mendesak adalah tugas yang dapat Anda pertimbangkan untuk didelegasikan. Bagaimana dengan tugas yang Tidak Penting dan Mendesak? Itu adalah tugas yang tidak perlu Anda ganggu — mereka bisa menunggu.

Metode ABCD

Metode ABCD membantu Anda menilai pentingnya tugas Anda. Beri nilai tugas Anda dari A hingga D untuk menggunakan metode ini. Tugas A adalah yang paling penting dan harus menjadi prioritas Anda. Selanjutnya, beri peringkat sisanya sesuai dengan urutan huruf.

Memotong

Pernahkah Anda duduk pada satu tugas sepanjang hari? Sepertinya Anda tidak melakukan banyak hal hari itu. Metode chunking dapat membantu menyelesaikan lebih banyak tugas, sehingga Anda menjadi lebih produktif dan terhindar dari kebosanan dengan pekerjaan yang monoton. Metode ini melibatkan pemesanan waktu untuk tugas tertentu di kalender Anda — mengatur slot waktu.

Misalnya, dari pukul 9:30 hingga 11:00 Anda bekerja menulis siaran pers, dari pukul 11:00 hingga 11:15 – Anda memiliki rehat kopi. Selanjutnya, dari 11:15 hingga 12:00 Anda memilah email Anda.

Jadi, Anda telah melihat keempat metode tersebut — mari kita rangkum dengan infografis di bawah ini dan pilih salah satu untuk diuji.

Metode Prioritas Tugas

Gunakan papan Kanban

Papan kanban adalah a kerangka manajemen proyek yang membantu memvisualisasikan pekerjaan dan menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. Saat bekerja dengan papan Kanban, Anda harus memecah tugas menjadi beberapa kategori. Berikut ini biasanya diatur dalam kolom:

  • Melakukan
  • Sedang berlangsung
  • Selesai
  • Terjebak

Anda bisa bertanya — apa kesuksesan di balik metode Kanban. Alasan mengapa Kanban sangat efektif adalah batas tugasnya untuk kolom pekerjaan yang sedang berjalan. Anda tidak boleh memindahkan lebih dari tiga tugas ke kolom pekerjaan yang sedang berjalan.

Jika Anda sudah memiliki tiga di sana, Anda harus menyelesaikan setidaknya satu untuk memindahkan satu lagi ke kolom. Dengan cara ini, Anda tidak terjebak dalam melakukan puluhan tugas dan dapat melihat efek pekerjaan Anda lebih cepat.

Kolom Progres Metode Kanban

Delegasikan tugas jika memungkinkan

Anda tidak dapat melakukan semua hal sendiri dan, pada titik tertentu, pendelegasian menjadi kebutuhan dan keharusan perangkat lunak manajemen tugas di sisi Anda dapat meringankan pekerjaan Anda. Delegasi seringkali jauh lebih mudah dengan sebuah tim. Pemasar biasanya memiliki tim dengan keahlian yang saling melengkapi — desainer grafis, spesialis PPC, copywriter, dan lain-lain.

Jika Anda adalah bagian dari tim seperti itu, pikirkan bagaimana Anda bisa menjadi lebih efektif dengan meminta bantuan kolega Anda (terutama jika tugas yang akan Anda kirimkan kepada mereka adalah fokus utama mereka).

Jika Anda seorang manajer, manajemen pengetahuan adalah salah satu langkah pertama untuk memastikan tim Anda tahu apa yang harus mereka lakukan setelah mereka menyerahkan tugas.

Tetapi bagaimana jika Anda adalah serigala yang kesepian dan harus menyelesaikan semuanya sendiri – Anda tidak mampu mempekerjakan seseorang secara penuh waktu?

Temukan pekerja lepas yang dapat membantu Anda dengan rutinitas harian Anda. Meskipun Anda dapat memiliki lebih banyak pengeluaran, Anda akan dapat memberikan nilai dan pengembalian investasi jauh lebih cepat daripada jika Anda melakukan semuanya sendiri.

Tentukan ruang lingkup proyek

Jika Anda pernah bekerja untuk agensi — baik itu pemasaran atau pengembangan perangkat lunak – Anda tahu seberapa sering klien suka memeras lebih banyak pekerjaan (dan mereka suka melakukannya di saat-saat terakhir). Hal yang sama dapat terjadi dengan atasan atau kolega Anda — mereka juga dapat menambahkan lebih banyak tugas yang tidak Anda duga.

Mendefinisikan ruang lingkup proyek sebelum memulai proyek akan membantu semua pihak memahami pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan menghilangkan tugas tak terduga di masa mendatang.

Menyatakan ruang lingkup proyek yang tepat dimulai dengan membuat daftar semua asumsi dan detail, menentukan persyaratan untuk penyelesaian proyek, dan metrik keberhasilan.

Otomatiskan pekerjaan

Ada begitu banyak alat yang berguna yang dapat menghemat beberapa jam dari pekerjaan Anda setiap minggu. Bayangkan Anda sedang melakukan penelitian tentang prospek dan harus menemukan email kerja mereka secara online.

Menemukan alamat email dari satu kontak akan melibatkan melalui lusinan halaman situs web perusahaan. Alih-alih membuang-buang waktu berharga Anda, Anda cukup menggunakan alat pencari email atau penyedia data B2B.

Habiskan lebih sedikit waktu untuk tugas yang menghabiskan waktu dengan menemukan cara untuk mengotomatiskannya. Saat Anda mulai menggunakan banyak alat, Anda dapat membuatnya bekerja bersama tanpa keterlibatan Anda.

Alat otomasi seperti Zapier memungkinkan Anda menghubungkan proses di balik alat yang berbeda, sehingga Anda dapat mengotomatiskan lebih banyak pekerjaan.

Bayangkan Anda mengumpulkan email dengan alat pencari email dan harus meluncurkan kampanye penjangkauan kemudian.

Untuk ini, Anda dapat menggunakan alat otomasi yang akan mengintegrasikan alat pencari email Anda dengan alat penjangkauan untuk menyetel kampanye Anda dengan autopilot.

Gunakan aplikasi pelacakan waktu

Pernahkah Anda melacak ke mana perginya waktu Anda? Efektif pelacakan waktu tugas hanya mungkin dengan memahami bagaimana Anda telah menggunakan waktu Anda sejauh ini — tugas apa yang memakan waktu paling banyak dan aktivitas apa yang menurunkan produktivitas.

Perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu memperjelas aspek-aspek ini dan membiarkan Anda menghilangkan kebiasaan yang menguras produktivitas Anda.

Tapi inilah kebenarannya — bahkan ketika Anda mulai menggunakan beberapa alat pelacak waktu, Anda akan cepat lupa melacak waktu. Kabar baik — dengan beberapa aplikasi, Anda tidak perlu memastikan bahwa Anda harus mengeklik tombol “Mulai”, karena mereka melacak aktivitas Anda secara otomatis dan bahkan dapat menetapkan waktu yang dihabiskan untuk suatu aktivitas ke proyek tertentu.

Gunakan Kode Warna

Manfaatkan kode warna! Kode warna proyek Anda membantu mereka menonjol satu sama lain dan memudahkan mereka yang mengerjakannya untuk menemukan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

Misalnya, jika Anda mengelola proyek untuk perusahaan manufaktur truk, panduan perbaikan mandiri untuk pengemudi truk akan cukup besar dan membutuhkan tim itu sendiri.

Memastikan poin-poin penting disorot untuk driver menggunakan kode warna dapat bermanfaat. Jika seseorang membutuhkan bantuan untuk memasang satu set cadangan roda trukmereka akan dapat menemukan dengan tepat di mana bagian itu dalam panduan dalam waktu singkat!

Memelihara komunikasi tim

Komunikasi yang tidak jelas adalah salah satu alasan mengapa beberapa proyek gagal dan yang lainnya melewati tenggat waktu. Jika Anda harus berkolaborasi dengan anggota tim lain, penting bagi Anda semua untuk memahami tujuan proyek dan persyaratannya.

Jika Anda tidak yakin apa yang rekan Anda maksudkan dengan garis besar tugas, mintalah panggilan lima menit untuk mengklarifikasi persyaratan tersebut. Itu selalu lebih baik untuk berkomunikasi secara berlebihan daripada mengetahui bahwa Anda terbawa ke arah yang salah.

Selain pertemuan ad hoc, penting untuk menjadwalkan pertemuan proyek reguler untuk melacak kemajuan dan berupaya menghilangkan hambatan untuk penyelesaian proyek yang efektif.

Memantau kemajuan

Lebih mudah untuk mengerjakan proyek jika Anda tahu bahwa hanya 10% yang tersisa untuk diselesaikan daripada 90%. Melacak kemajuan proyek membantu Anda memahami apakah Anda harus mempercepat pekerjaan atau meluangkan waktu.

Saat bekerja dengan subkontraktor atau anggota tim pelengkap, Anda juga harus mengetahui posisi mereka dengan tugas-tugasnya. Transparansi pada kemajuan proyek membantu semua orang di tim Anda untuk berada di satu halaman dengan Anda.

Memperkenalkan transparansi untuk memantau kemajuan dengan lebih baik tidaklah sulit. Alat manajemen proyek memungkinkan Anda mengatur status tugas dan memantau pencapaian. Anda hanya perlu memastikan bahwa setiap orang di tim Anda memperbarui status dan pencapaian proyek tepat waktu. Dorong mereka untuk menjadikannya kebiasaan mereka.

Siapkan tugas berulang

Ada tugas berulang tertentu yang harus Anda selesaikan setiap hari. Pikirkan pemantauan media sosial untuk menyebutkan atau menanggapi komentar di Facebook atau Instagram. Jika Anda tidak dapat mengotomatiskan tugas ini, pastikan tugas tersebut muncul di daftar tugas Anda setiap kali Anda menyelesaikannya. Bagaimana melakukannya tanpa menambahkan tugas secara manual lagi?

Terapkan tugas berulang — sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda melakukannya. Dengan tugas berulang, Anda dapat yakin bahwa tidak ada tugas yang melewati celah. Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang sudah ada, atau mendapatkan yang pribadi, tetapi Anda perlu mempertimbangkannya biaya pengembangan perangkat lunak kustom.

Kampanye pemasaran digital

Membungkus

Jadi sekarang Anda memiliki beberapa ide tentang cara meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda. Inilah masalahnya – jangan hanya menyimpannya sebagai pengetahuan, jadikan sebagai keterampilan atau bahkan lebih baik – kebiasaan Anda. Pilih beberapa tip yang Anda temukan di sini dan terapkan saat mengerjakan proyek berikutnya.